Planificar un proyecto es pensar y definir todas las actividades que deben realizarse para para llevar a buen término la construcción. Mientras más y mejor esté desglosado el proyecto en sus actividades esenciales mayor será la certidumbre a la hora de coordinar recursos humanos, materiales, equipos y hacer presupuestos. En la planificación de definen los flujos de trabajo y las relaciones de dependencias entre las distintas actividades.
¿Qué es un cronograma?
Un cronograma es un documento que incluye las asignaciones de duraciones y fechas para cada una de las actividades definidas en la planificación del proyecto. Estas duraciones deben ser coherentes con los métodos constructivos, recursos humanos, equipos y herramientas disponibles para el proyecto.
La ventajas principales de tener disponible un Cronograma de obra es que tienes ahí por escrito y de forma muy definida la metodología de trabajo, también está definido el tiempo que cada responsable dispone para completar sus actividades, mejora la comunicación hacia los trabajadores, ayuda a simplificar las tareas e incluso a adelantar algunas actividades optimizando su tiempo. Con un cronograma bien elaborado habrá poco margen para improvisación y se reducen mucho los errores.
¿Por qué los proyectos no terminan a tiempo?, ¿Qué podemos hacer para evitar los retrasos?
“Los errores de la planificación pueden tener consecuencias desastrosas para la obra y, por extensión, para la empresa que la ejecuta. Hay muchos casos de incumplimiento de plazos, sobrecostes, retrasos injustificados, discrepancias entre constructor y cliente e incluso litigios para exigir daños y perjuicios. La mejor manera de minimizar estos problemas es generar una planificación lógica y racional, porque proporciona una herramienta basada en criterios técnicos, fáciles de manejar e interpretar”. Mattos, Aldo D.; Valderrama, Fernando.
La construcción es un sector muy especial porque el producto que elabora es único, una vez terminada y entregada la obra no se puede usar el mismo cronograma pues las construcciones son diferentes en tiempo, espacio, tamaño y forma. Muchas veces se comete el error de estimar tiempos y plazos a partir de un proyecto anterior sin tomar en consideración muchos detalles y circunstancias que traen novedades al nuevo proyecto y esto es automáticamente una mala planificación.
Según L. Baloyi y M. Bekker en los proyectos específicos de construcción, las causas más habituales de retrasos son:
- Imputables al cliente: las modificaciones en el diseño y el proceso lento de toma de decisiones.
- Imputables al constructor: la deficiente gestión de la obra y la mala planificación.
- Imputables a agentes externos: los retrasos en la entrega de
Con una buena planificación de Proyecto que se realice de forma colaborativa incluyendo al cliente, constructor y a los principales agentes externos posiblemente evite gran parte de esas causas habituales. Por un lado la planificación puede aportar mucho a conseguir diseños muy consensuados con el cliente si en etapas tempranas se le da participación al cliente. Para esto también es muy recomendable aplicar el VDC (diseño virtual de la construcción) para garantizar un mayor entendimiento de la arquitectura del proyecto por parte del cliente y demás involucrados. Pero ese será un tema para tratar en otro artículo.
Es clave la definición detallada de un cronograma que considere; el método constructivo que será empleado, las fechas para contrataciones de servicios/materiales en función de las actividades planificadas, de los recursos humanos, de herramientas y de los equipos disponibles.
Finalmente una vez tienes un cronograma bien pensado, bien detallado, con las relaciones lógicas bien establecidas y las duraciones bien consensuadas por los participantes del proyecto es entonces cuando necesitas ir dando un constante seguimiento para controlar los eventos que generan incertidumbre y alteran el cronograma, tomar medidas correctivas, volver a planificar, actualizar el cronograma y repetir el proceso de control y seguimiento.
Con relación a las causas de retrasos imputables al cliente nosotros recomendamos implementar metodologías como VDC y BIM que ayudan mucho a la compresión del proyecto, a la toma de decisión visual para el cliente así como su participación más efectiva en la fase de diseño.
Con relación a las causas de retrasos imputables al constructor nosotros recomendamos la utilización de herramientas de la filosofía Lean Construction como el “Last Planner” o “ÚLTIMO PLANIFICADOR”, pues con esta metodología se logra gestionar semanalmente la variabilidad y la incertidumbres del proyecto que afectan el cronograma y poder tomar decisiones tempranas.
Con relación a las causas de retrasos imputables a los proveedores nosotros recomendamos planificar e incluir en el cronograma las fechas de contratación y entrega de esos materiales. De esa manera se le podrá dar un seguimiento más preciso mediante la aplicación del “ÚLTIMO PLANIFICADOR”. También es importante considerar la participación en la planificación maestra de proveedores y contratistas de esa partida y de aquel material que su retraso en obra es crítico para el proyecto.
Entendemos que sin planificación ni control, el equipo de obra acaba tomando las medidas cuando el retraso es ya irreversible. Cuanto antes pueda intervenir la dirección, mejor. En Proyectos COLI podemos ayudarte con esto, somos especialistas planificación y en elaboración de cronogramas de obra. También contamos con vasta experiencia en consultoría implementando el “Last Planner System” en proyectos de edificación de República Dominicana.